Perpustaakaan ISI Padang Panjang pada tahun 2018 telah melakukan pengadaan buku. Pengadaan buku ini dilakukan dengan cara seleksi bahan pustaka sesuai kebutuhan pengguna sehingga pengadaan bahan pustaka tepat sasaran. Banyaknya jenis dan jumlah bahan pustaka menjadi sebuah tantangan bagi pustakawan untuk bisa memilih bahan pustaka yang cocok dan memenuhi kebutuhan pemakaiannya. Tidak mungkin sebuah perpustakaan bahan pustaka yang tersedia jauh tidak tersentuh dari pengguna karena terjadi benturan antara pengetahuan masyarakat dengan bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan (tidak sinkron). Ada empat jenis bahan pustaka yang tercakup dalam bahan pustaka perpustakaan yang “wajib” dimiliki oleh setiap perpustakaan. Jika tidak dimiliki secara utuh, terkesan tidak ideal jika itu sebuah perpustakaan. Empat hal (Sulistyo, 1991:15) yaitu: (1) Karya cetak, (2) Karya non cetak, (3) Bentuk mikro, dan (4) Karya dalam bentuk elektronik.
Pengadaan Bahan Pustaka (Akuisisi)
Pada prinsipnya pengadaan bahan pustaka di setiap perpustakaan merupakan salah satu bagian dari pekerjaan perpustakaan yang mempunyai tugas mengadakan dan mengembangkan koleksi-koleksi yang menghimpun informasi dalam segala macam bentuk, seperti buku, majalah, brosur, tukar menukar maupun pembelian. (Soeatminah,1992:27. Dengan demikian pengadaan bahan pustaka baru bisa dikatakan suatu proses kerja untuk mengindentifikasi dan menghimpun bahan-bahan yang sesuai untuk dijadikan bahan pustaka di setiap perpustakaan. (Harahab, 1998:53) Diyakini atau tidak, bahan pustaka yang tersedia menjadi salah satu faktor yang sangat mempengaruhi keberhasilan layanan suatu pepustakaan. Menurut Sulistyo (1991:37), dalam mengadakan bahan pustaka kemungkinan mengusahakan bahan-bahan yang belum di miliki perpustakaan, bisa juga menambah (duplikasi) bahan-bahan pustaka yang jumlahnya masih kurang.
Menurut Evans (1995), biasanya unit mengadakan di perpustakaan memiliki empat tujuan utama: (1), Untuk mengadakan bahan-bahan secepat mungkin, (2), Untuk tetap mempertahankan akurasi dalam prosedur kerja, (3), Untuk tetap mempertahankan sistem/proses kerja yang sederhana untuk mendapatkan harga bahan yang lebih murah, dan (4), Untuk mengembangkan hubungan kerjasama yang erat dengan vendors (penjaja).
Soeatminah dalam bukunya “Perpustakaan, Kepustakawan dan Pustakawan” (1992:..) Pada dasarnya proses akuisisi meliputi kegiatan penelusuran informasi sebelum pemesanan, penyeleksian, memesan bahan-bahan, menerima barang yang dipesan, pembayaran dan menyimpan data/record pengadaan tersebut. Namun menurutnya keterbatasan dana, keragaman pemakai, berkembangnya jumlah buku dan majalah yang diterbitkan pada abad ini, berkembangnya ilmu pengetahuan dengan akibat timbulnya spesialisasi, serta timbulnya ilmu-ilmu baru dengan produk informasinya memaksa pustakawan harus memeras keringat untuk mengadakan pemilihan buku.
Menurut Sulistyo, (1991) perpustakaan pada umumnya menerima bahan pustaka dari pemerintah berupa buku-buku, tetapi ada juga perpustakaan yang melengkapi bahan pustaka dengan cara mencari sumbangan buku-buku kepada penerbit-penerbit dan toko-toko buku menerima sumbangan dari organisasi-organisasi, tukar menukar dengan perpustakaan lain dengan tujuan memperbanyak judul buku dengan jalan mengurangi jumlah eksemplar buku. Bagi perpustakaan yang dapat menyediakan dana setiap tahun, tentu buku-buku yang ada di perpustakaan tersebut bisa bertambah setiap tahunnya. (Wiranto, 1997:58)
Dalam hal ini menurut Soeatminah, hal-hal yang perlu dilakukan setelah menentukan pilihan buku, yaitu: Pertama, Perolehan bahan/buku melalui pembelian, hadiah atau pertukaran, Kedua, Pembayaran atau tanda terima pembayaran, dan Ketiga, Memelihara catatan yang berkaitan dengan pengadaaan yang di dalamnya termasuk juga penjilitan serta pencatatan majalah.
Selai itu, metode pengadaan juga bisa dilakukan dengan cara pertukaran dan hadiah, misalnya buku terbitan pemerintah, buku terbitan instansi induk perpustakaan atau dalam bentuk wakaf individu atas dasar dorongan keagamaan. Dalam hal ini perpustakaan sebaiknya mempunyai terbitan lain atau menerbitkan berbagai terbitan sendiri untuk dapat digunakan sebagai bahan pertukaran. Namun untuk Perpustakaan ISI Padang Panjang selama ini mendapatkan koleksi dengan cara pembelian, hadiah baik itu hadiah individu maupun hadiah buku terbitan institusi induk.
- Penyeleksian (selection) dan Pemesanan Bahan Pustaka
- Proses Penyeleksian
Dalam proses penyeleksian melibatkan proses decision-making, pengambilan keputusan bahan apa yang akan dijadikan bahan pustaka perpustakaan. Di sebagian perpustakaan, penyeleksian dibantu oleh pengguna (user) seperti pada perpustakaan industri dan perpustakaan institusi pendidikan. Menurut Maurice B.Line (1992), ada dimensi lain yang harus diketahui dalam proses penyeleksian yaitu, bagaimana proses pelayanan perpustakaan hanya melayani penggunanya atau melayani semua pengunjung seperti Cambridge University Library yang melayani pengguna potensial mereka dari seluruh dunia.
Bahan pustaka perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana, dan anggaran yang tersedia. Pustakawan harus mengetahui apa tujuan perpustakaan dan siapa pemakainya.
Jadi, dasar-dasar penyeleksian bahan-bahan pustaka adalah untuk melayani pengguna, pengguna lain yang lebih luas dan melayani generasi mendatang. Dalam hal ini, yang berhak melakukan penyeleksian adalah personalia, (Sulistyo, 1991:38) yang mencakup: Pustakawan, Spesialis sujek termasuk guru, Toko buku, Komisi perpustakaan dan Anggota lain.
Seseorang yang baik dalam pemilihan buku sebagaimana menurut Sulistyo-Basuki harus memenuhi syarat sebagai berikut, yaitu: (1) Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbit, khususnya mengenai penerbit, spesialis para penerbit, kelemahan mereka, hasil terbitan selama ini, (2) Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan, (3) Memahami kebutuhan pemakai, (4) Hendaknya personil pemilihan buku netral,tidak bersifat mendua, menguasai informasi dan memiliki akal sehat dalam pemlihan buku, (5) Pengetahuan mendalam menganai bahan pustaka perpustkaan, (6) Mengetahui buku melalui proses membuka-buka ataupun porses membaca.
Pada tahap penyeleksian (Sulistyo, 1991: 40) ada delapan kategori yang harus diperhatikan : (a) Sumber-sumber terkini untuk In-print books, (b) Katalog, Flyer dan iklan-iklan dari penerbit, (c) Review/resensi bahan-bahan pustaka terkini (d) Bibliografi Nasional (e) Bahan-bahan pustaka terbaik yang direkomendasikan (f) Bibliografi subjek (g) Katalog Online, dan (h) Selection aids bagi microform.
Hendaknya kebijakan tentang penyeleksian ini merupakan kebijakan tertulis dan dalam waktu tertentu selalu disempurnakan sesuai dengan perkembangannya. Singkatnya dalam pemilihan bahan pustaka hendaknya memperhatikan minat dan kebutuhan masyarakat, bahan yang dipilih mutakhir, bahan yang memenuhi kualitas persyaratan dan sesuai dengan tujuan, fungsi dan ruang lingkup perpustakaan.
Kegiatan penyeleksian bahan pustaka di Perpustakaan ISI Padang Panjang berusaha memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Dalam mengumpulkan desiderata bahan pustaka, pustakawan memanfaatkan berbagai sumber informasi diantaranya Katalog Penerbit, Katalog Online, Resensi bahan Pustaka Terkini, Bahan pustaka yang di rekomendasikan oleh pemustaka. Namun sering terkendala dengan keterlambatan penyempaian informasi ini kepada tim pengadaan sehingga banyak bahan pustaka telat di pesan.
Pemesanan Buku
Bila mana perpustakaan bermaksud menambah bahan pustaka nya dengan jalan membeli dalam jumlah besar maka hendaklah melakukan pekerjaan-pekerjaan administrasi pemesanan. Hal-hal yang perlu dalam pemesanan meliputi: (a) Nama pengarang, (b) Judul, (c) Edisi, (d) jilid, (e) Penerbit, (f) tahun dan tempat terbit, (g) Harga, (h) Jumlah eksemplar tiap judul, (i) Nama perpustakaan yang memesan, (j) Alamat yang jelas dari pemesan, (k) Hal lain yang dianggap penting seperti nomor surat pesanan, dan (l) cara pemesanan. (Supriyanto, 1997)
Pemesanan buku meamerlukan pertimbangan seksama karena ini menyangkut tugas berbagai bagian perpustakaan, staf, keuangan, prosedur yang harus diikuti, serta pengaturan berkas pemesanan. Menurut Sulistyo dan Soeatminah, Persoalan yang dihadapi seorang pustakawan dalam hal pengadaan yakni: (1) Bagi buku terbitan dalam negeri, pusat penerbitan berpusat jawa. Bagi perpustakaan yang berada dipulau jawa, pengadaan buku berarti menambah lagi korspondensi membutuhkan waktu lama, (2) Proses mendapatkan buku yang berada di Asia lebih mudah dari buku yang beredar di Inggris, Australia, dan Amerika (3) Proses pembayar yang serinng berbelit-belit karena menggunakan mata uang asing maupun rupiah, prosedur ini lebih lancar bagi perpustakaan Swasta karena tidak melalui Kas Bendahara Negara (4) Dan yang tidak slalu ada pada waktunya (5) Terbatasnya imformasi mengenai buku yang tersedia, dan (6) Adanya penerbit merangkap sebagai distributor buku.
Setelah kegiatan penyeleksian dilakukan pustakawan. Data buku di kirimkan kepada pimpinan dalam hal ini Rektor ISI Padang Panjang untuk persetujuan. Apabila data buku tersebut di setujui maka di lanjutkan kepada tim teknis untuk pengecekan harga dan penunjukan tender. Biasanya penunjukan tender ini dilakukan apabila pembelian buku di bawah 200 juta rupiah. Dalam perjalanan pembelian biasanya pemenang tender akan memberitahukan bahwa ada buku yang tidak terbit atau sudah tidak ada dipasaran lagi maka pustakawan akan mengganti judul lain atau menambah eksemplar dari judul buku yang ada sehingga nanti anggaran dana terpenuhi.
Metode pengadaan yang biasanya dilakukan di perpustakaan untuk memperoleh buku dengan cara:
- Pembelian
Pemesanan dapat dilakukan pada penerbit atau pada toko buku yang relatif murah. Penerbit Indonesia umumnya melayani permintaan perpustakaan, namun tidak dengan penerbit asing. Pemesanan juga bisa pada penjaja atau vendors selaku perantara. Biasanya, untuk buku-buku asing karena penerbit asing, hanya melayani toko-toko buku dan vendors. Untuk di Indonesia yang menjadi vendors yaitu ada toko buku atau importir buku. Dalam hal ini, Soeatminah menegaskan bahwa: perpustakaan hendaklah memilih penjaja sesuai dengan subjek dan jenis perpustakaan karena banyak penjaja mengkhususkan dalam bidang tertentu.
- Pertukaran
Buku dari suatu pustaka tertetu tidak dapat diberi di toko buku, hanya dapat diperoleh, melalui pertukaran ataupun hadiah. Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi atau jumlah pustaka yang terlalu banyak, atau hadiah yang tidak diinginkan, dan tentunya ada keinginan untuk ditukarkan dengan bahan yang lain. Pada proses tukar menukar dibutuhkan kesepakatan yang lazimnya memiliki perbandingan 1 : 1 tidak memandang berat, tebal atau tipis publikasi, harga, bahasa walaupun aksara publikasi. (Supriyanto, 1997: 92)
Jadi ada dua jenis aktivasi penukaran, penukaran bahan-bahan yang tidak diperlukan dan penukaran bahan-bahan yang baru antara dua perpustakaan.
- Hadiah
Pengertian bahan pustaka melalui hadiah yaitu, ada hadiah yang memang diminta dan ada juga hadiah tidak berdasarkan permintaan atau sumbangan wajib.
Hadiah atas permintaan dapat diajukan kepada lembaga ilmiah di dalam dan luar negeri ataupun dari perorangan. Sedangkan hadiah tidak atas permintaan, biasanya dari pribadi dan lembaga yang tidak ingin menyumbangkan bahan pustaka nya kepada perpustakaan. Sedangkan sumbangan wajib biasanya terjadi pada perpustakaan perguruan tinggi dengan menggunakan wajib sumbangan buku bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan skripsinya, karena kondisi sosial dan ekonomi yang masih belum sepenuhnya berkembang, tradisi pengembangan perpustakaan dengan melalui sumbangan atau hadiah masih belum memasyarakat.
- Keanggotaan organisasi
Menurut Sudarmi (56) Ada kalanya perpustakaan ataupun badan induk perpustakaan menjadi anggota sebuah perhimpunan atau organisasi. Sehingga memperoleh terbitan perhimpunan atau organisasi lebih mudah dan lebih murah bahkan secara cuma-cuma.
Tugas Rutin Pengadaan
Tugas rutin pengadan buku merupakan tugas sederhana ,namun tugas ini menjadi rumit manakala berhubungan dengan pembelian buku dari luar negri karena jarak yang jauh sistem komunikasi yang jauh, sistem komunikasi yang tidak selalu lancar administrasi devisa yang tidak sederhana menyebabkan pemesanan buku dari luar negeri harus dilakukan sepajang tahun. (Soeatminah, 1991)
Perpustakaan ISI Padang Panjang selalu melakukan pengadaan rutin perpustakaan dengan memanfaatkan dana dari Institusi. Sumber pengadaan bahan pustaka di ISI Padang Panjang adalah pembelian, dan hadiah baik itu hadiah perorangan atau hadiah institusi lain. Namun pembelian bahan pustaka dari luar negeri pada saat ini tidak dilakukan karena berbagai kendala terutama pemanfaatan bahan pustaka berbahasa asing masih sangat minim.
Berikut ini koleksi yang selesai di adakan dan siap dilayankan
Kesimpulan
Dari hasil pembahasan yang telah penulis bahas, maka dapat ditarik kesimpulan, yaitu:
- Pada prinsipnya pengadaan bahan pustaka di setiap perpustakaan merupakan salah satu bagian dari pekerjaan perpustakaan yang mempunyai tugas mengadakan dan mengembangkan bahan pustaka yang menghimpun informasi dalam segala macam bentuk, seperti buku, majalah, brosur, tukar menukar maupun pembelian.
- Dalam proses penyeleksian melibatkan proses decision-making, pengambilan keputusan bahan apa yang akan dijadikan bahan pustaka perpustakaan. Di sebagian perpustakaan, penyeleksian dibantu oleh pengguna (user) seperti pada perpustakaan industri dan perpustakaan institusi pendidikan.
- Cara pengadaan itu terdiri dari:Pembelian.
- Pertukaran
- Hadiah
- Keanggotaan organisasi
- Perpustakaan ISI Padang Panjang selalu berusaha melakukan pengadaan bahan pustaka tiap tahun dan selalu berupaya menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Pengadaan bahan pustaka berasal dari pembelian dan hadiah.
DAFTAR PUSTAKA
Soeatminah, Perpustakaan, Kepustakawan dan Pustakawan, cet 1, Yogyakarta: Karnisius, 1992, hlm. 32
Sulistyo Basuki, Ilmu Pustaka, Jakarta: Gramedia Petaka Utama, 1991, hlm. 25
Roestiyah. NK, Srategi Belajar Mengajar, cet 6, Jakarta: Rineke Cipta, 2001, hlm. 87
Bambang Suhendro, Belajar dan Pembelajaran, cet 2, Jakarta: Rineka Cipta, 2000, hlm. 205
Kompas, Perpustakaan sebagai sumber ilmu alternatif, Jakarta: Kompas, 2005
Sulistyo Basuki, Perioderiasi Perpustakaan Indonesia, Bandung: Remaja Rosda Karya, 1994, hlm. 46
Perpustakaan Nasional, Pedoman Umum Penyelenggara Perpustakaan Sekolah, Jakarta: Perpustakaan Nasioanal RI, 2001, hlm. 10
Kompas, Perpustakaan sebagai sumber ilmu alternatif, Jakarta: Kompas, 2005
Supriyanto, Strategi Perpustakaan Dalam Mengahdapi Era Informasi Global, Makalah Seminar IPI cabang Surakarta tanggal 6 Juli 1996
Wiranto, F.A. (Editor). Perpustakaan Menjawab Tantangan Zaman, Semarang: Universitas Katolik Soegijopranoto, 1997
Basyral Harmadi Harahab, Kiprah Perpustakaan, Seperempat Abad Ikatan Perpustakaan Indonesia, Jakarta: PB IPI, 1998
Agus Sutoyo dan Joko Santoso, Strategi dan Pemikiran Perpustakaan: Visi Hernandono, Jakarta: Sagung Seto, 2001
Blasisus Soedarsono, Sikap Pustakawan Menghadapi Banjir Informasi, Makalah Seminar Sehari di ITS tanggal 12 November 1998
